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GDPdU & GoBD zertifiziert

Die neue digitale Aufbewahrungspflicht und die Auswirkungen auf den Kassenplatz

stempelMit seinem Schreiben vom 26.11.2010 verschärfte das Bundesfinanzministerium die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen – und zwar deutlich: Schon seit Januar 2002 kann die Finanzverwaltung (gemäß Paragraph 147 Abs. 6 AO) im Rahmen einer Betriebsprüfung Unterlagen, die durch das Datenverarbeitungssystem erstellt wurden, einsehen und nutzen. Dabei erhält der Betriebsprüfer des Finanzamts unmittelbar durch die Hard- und Software des steuerpflichtigen Gastronomen Einsicht in die gespeicherten Daten sowie einen mittelbaren Datenzugriff, durch den die Daten maschinell ausgewertet werden können. In der Praxis bedeutet das für kleine und mittlere Unternehmensgrößen, dass Transaktionsdaten als Export auf einem Datenträger dem Betriebsprüfer zur Auswertung überlassen werden.

Was bedeutet GDPdU?

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) bezeichnet die grundsätzliche Methodik, mit der gearbeitet wird und orientiert sich an den OECD-Standards zum Export von Buchhaltungsdaten. Wer sich das Kürzel nicht merken kann: Einprägsamer ist „Gib Dem Prüfer Deine Unterlagen“.

Was können die Betriebsprüfer mit meinen Daten anfangen?

Das Finanzamt hat aufgerüstet: Neben dem Betriebsprüfer sind auch Umsatzsteuer-Sonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder mit einer speziellen Software ausgestattet, um GDPdU-konforme Datenbestände auf Manipulationen hin zu untersuchen. Dabei nutzen die Behörden neben den üblichen Plausibilitätsprüfungen anhand von Benchmarks (Vergleiche mit branchenüblichen Mittelwerten) auch statistische Verfahren, um z. B. manuell "zufällig" eingegebene, erfundene Buchungen aufzudecken.

Was bedeutet das konkret für die Daten aus meiner Kasse?

Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) …

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar,
  • maschinell auswertbar,

… aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung).

Die Geräte (Registrierkassen, Kasse, POS, EPOS und nachgeordnete DV-Systeme wie webbasierte/cloudbasierte Office-, Dashboard- und Backoffice-Funktionen) müssen den folgenden Grundsätzen entsprechen:

  • Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoBS)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten, wie sie bei ganz vielen konventionellen Kassen erfolgt, ist unzulässig (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht); ebenso unzulässig ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form nach den Tagesabschlüssen ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen").

Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:

  • Journaldaten
  • Auswertungsdaten (Berichte)
  • Programmierdaten
  • Stammdatenänderungen

Was bedeutet das konkret für den Unternehmer und seine Kassen?

Der Gastronom muss für sich und seine Restaurants neue Anforderungen erfüllen: Alle relevanten Daten für die Steuer müssen in elektronischer Form gespeichert werden. Relevante Daten sind Daten aus der Finanzbuchhaltung, von Bankkonten, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung, der Kostenrechnung, dem Warenwirtschaftssystem – natürlich nur soweit vorhanden und eingesetzt. Und natürlich auch alle Daten aus den Kassensystemen, wobei sogar die Einsatzorte und -zeiträume der Kassen zu protokollieren und aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen sowie Bedienungs- und Programmieranleitungen.

Durch die Mitwirkungspflicht muss jeder Unternehmer – auch in der Gastronomie – überprüfen, ob die Anforderungen an die Grundsätze zum Zugriff auf die Daten und zur Prüfung digitaler Daten (GDPdU) erfüllt werden (Bundesministerium der Finanzen, IV D 2 S-031–136/1, Schreiben vom 16.07.2001).

Kann das Finanzamt schon vor 2016 die Daten in elektronischer Form verlangen?

Bereits durch die schon im Jahre 2002 eingetretene Verordnung haben die Behörden Anspruch auf Herausgabe der Daten in elektronischer Form. Hier heißt es wörtlich: "Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO)."

Bisher wurde diese Regelung aber nicht konsequent durchgesetzt – wohl auch, weil die Technik noch nicht so weit verbreitet war. Die geplante Gesetzesvorlage GDPdU stellt insofern nur eine genauere Spezifikation der alten Regelung dar. Und sie wird in Zukunft auch konsequent durchgesetzt werden, Verstöße werden mit Strafzahlungen belegt. In einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 soll jedoch bei älteren Systemen, denen die technische Voraussetzung zur Umsetzung fehlt, der Einsatz nicht beanstandet werden. Dafür gelten weitere Voraussetzungen, die mit den Finanzbehörden und Steuerberatern abgeklärt werden müssen.

Fazit:

Alle Daten - und insbesondere die, welche durch Kassensystem/ECR /POS/ POS produziert werden, müssen digital archiviert werden. Sofern ein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird, muss dieses System dem Betriebsprüfer schon jetzt die Daten zur Verfügung stellen.

Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Inzwischen gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für ein entsprechendes Standardformat. Ziel dieser Normierung ist, dass sämtliche Daten vom Betriebsprüfer vor-Ort in eine Prüfersoftware eingelesen und ausgewertet werden können.

Bis zum 31.12.2016 soll jedoch bei älteren Systemen, denen die technische Voraussetzung zur Umsetzung fehlt, der Einsatz nicht beanstandet werden. Dafür gelten weitere Voraussetzungen, die mit den Finanzbehörden und Steuerberatern abgeklärt werden müssen.

Was bedeuten die GoBD?

Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevanten Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.

Steuerlich relevante Belege digital archivieren

Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege vorlegen zu können.

Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Bei einer Betriebsprüfung müssen sie dem Finanzamt vorliegen – worauf wird der Betriebsprüfer achten? Folgende Anforderungen stehen in der GoBD:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.
  • Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden.
  • Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.
  • Unveränderbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen so gespeichert werden dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.

Die GoBD werden regelmäßig angepasst und die letzte Änderung gilt seit dem 01.01.2017. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, finden Sie als PDF zum Download direkt beim Bundesfinanzministerium.

Das Vier-Säulen-Modell der GoBD

Die umfangreichen Anforderungen, die die GoBD an den Steuerpflichtigen stellen, werden mithilfe des Konzeptes des sogenannten “Vier-Säulen-Modells” klarer strukturiert und können somit einfacher eingehalten werden. Zu einem durchdachten Kontroll- und Protokollumfeld kommen hierbei die Dokumentation aller relevanten , die Integrität der verwendeten Daten (zum Beispiel der Stammdaten) und die Migrationsbeständigkeit, die alle Aufzeichnungen auch bei Änderungen im Bereich der EDV stabil archiviert und verwaltet. Baut die IT eines Unternehmens auf diesen vier Säulen auf, sind die GoBD umso einfacher zu erfüllen.

Die wichtigen Kernaussagen der GoBD

  • Datensicherheit und Unveränderbarkeit: Alle ins System eingegebenen Daten müssen, zum Beispiel durch regelmäßige Sicherung oder Historisierungen, laut GoBD wirkungsvoll vor Verlust und einer nachträglichen Änderung geschützt sein
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die digitale Dokumentation muss laut GoBD die Nachvollziehung der Geschäftsvorfälle durch einen sachkundigen Dritten erlauben.
  • Vollständigkeit: Die erforderlichen Daten müssen durch die GoBD aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht lückenlos vorhanden sein.
  • Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen laut GoBD die tatsächliche Abbildung der so stattgefundenen Geschäftsvorfälle gewährleisten. Hier haben Sie eine Eigenverantwortung, da Sie dafür Sorge tragen müssen, dass alle Belege die Sie bearbeiten auch den originalen Belegen entsprechen (z.B. Prüfung auf Vollständigkeit der erfassten Seiten, Lesbarkeit).
  • Zeitgerechtheit: Geschäftsvorfälle sind am besten zeitnah und immer im zeitlich richtigen Rahmen zu verbuchen. Das gilt insbesondere für die Frage, in welche Periode ein Geschäftsvorfall tatsächlich fällt. Am einfachsten halten Sie dies ein durch regelmäßige Erfassung Ihrer Belege.
  • Ordnung: Die digitalen Aufzeichnungen, müssen nach den GoBD so übersichtlich erfolgen, dass auch ein Dritter sich schnell einarbeiten und in einer angemessenen Zeit die Unternehmenslage überblicken kann. Die Konten- und Buchungsübersichten sind so gestaltet, dass Sie alle GoBD Anforderungen erfüllen
  • Unveränderbarkeit: Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden.

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